Artigo de opinião de Marisa Lages – Fisioterapeuta, Docente no Ensino Superior e Investigadora na área da Gestão
Onboarding é o termo que designa o conjunto de procedimentos que têm como objetivo adaptar e capacitar os colaboradores recém-chegados a uma empresa e à cultura da mesma. Só quem assume o papel de um líder tem conhecimento de quanto é desafiador poder encontrar o profissional ideal – e, mais ainda, integrar esse profissional na cultura organizacional da empresa. Felizmente, existem formas de agilizar esses processos, pensadas para encurtar o tempo de adaptação de novos colaboradores. Uma delas é o onboarding.
Muitas empresas, nos últimos anos, têm apostado no aperfeiçoamento dos seus métodos de acolhimento de novos elementos (onboarding), já que é reconhecida a sua importância para a retenção dos colaboradores. Um bom processo de onboarding, de acordo com uma investigação feita pelo portal de emprego Glassdoor, em 2019, pode ampliar a retenção dos novos colaboradores em 82%, além de possibilitar ganhos de produtividade na ordem dos 70%.
Este ano, uma das grandes mudanças nos processos de onboarding reside no facto de estes passarem a ser feitos à distância. Porém, grande parte das empresas não estava preparada para fazer processos de onboarding virtuais.
Apesar disso, com alguns ajustamentos, relativamente ao onboarding presencial, é perfeitamente possível integrar novos colaboradores em regime de teletrabalho.
Para evitar o seu isolamento, neste contexto que vivemos e para que as pessoas se sintam envolvidas e acompanhadas, a preocupação primordial é garantir que o processo de onboarding opera tal como se estivéssemos a trabalhar de forma presencial.
Os profissionais de Recursos Humanos (RHs) têm um papel determinante para conduzir esta mudança do ambiente presencial para o virtual. No entanto, é crucial ter a colaboração de outros membros da organização que tenham intervenção na integração do colaborador, por exemplo, colegas de equipa, gestores de projeto ou diretores.
O onboarding virtual exige que seja recolhida e disponibilizada muita documentação. Porém, deve acompanhar o novo colaborador para que este não se sinta absorvido pelas novas informações. Iniciativas como identificar os interlocutores para cada área da empresa e compartilhar os melhores canais para fazer perguntas ou pedidos, ajudam, também a que os novos colaboradores se sintam “menos dispersos”.
Nos processos de onboarding virtuais os aspetos que podem ser mais desafiadores são a transmissão da cultura da empresa e o combate ao sentimento de isolamento que, eventualmente, o teletrabalho pode provocar.
Os RHs, para transmitir a cultura da empresa, podem dar o primeiro passo para apoiar os novos contratados a adaptarem-se aos valores da organização, criando pequenas conversas sobre a história/sucessos da organização ou sobre os planos de carreira em vigor. De forma a minimizar o isolamento e garantir uma conexão emocional com a nova equipa de trabalho, devem ser criados momentos informais de partilha de experiências profissionais e pessoais, visto que estas têm um papel importante no processo de aculturação.
É premente que o acompanhamento inicial seja feito quer pelos RHs, quer pelo próprio gestor e restantes colegas de equipa. Deste modo, devem ser criados de forma virtual os momentos que antes aconteciam de forma presencial. Por exemplo, a pausa para café no início de dia, as reuniões sobre o ponto de situação de um projeto ou até o convívio de sexta-feira ao fim do dia, constituem momentos que se podem realizar de forma virtual.
Uma das opções é definir um “amigo” para cada novo colaborador. Este servirá para ajudar a orientar as tarefas e para explicar quais os métodos de trabalho utilizados na organização. Neste caso, é importante escolher colaboradores que tenham tempo e habilidade para ajudar no processo de onboarding.
Ainda que os efeitos da covid-19, para o futuro do trabalho, sejam uma incógnita, existem várias empresas a considerar transferir parte da sua força de trabalho para o regime de teletrabalho. Não sabemos como serão os processos de onboarding no futuro. Contudo, sabemos que aquelas empresas que investem nos seus colaboradores desde o início têm uma taxa de retenção mais elevada. Este é o aspeto mais relevante para a empresa — garantir que o tempo e esforço aplicado ao processo de contratação garanta os melhores/maiores benefícios para a organização.
